Soporte Documental y Legal para la Acreditación de Operaciones Fiscales
En la actualidad, la autoridad fiscal exige que las operaciones que realizan los contribuyentes, ya sean personas físicas o personas morales, con sus clientes, proveedores o cualquier otro gasto o ingreso, cuenten con materialidad de las operaciones, es decir, que se acrediten con evidencia documental, material y jurídica que demuestre que fueron efectivas y realmente realizadas.
El problema de la materialidad fiscal radica en que no está definida expresamente en la legislación fiscal vigente y aplicable, lo que ha generado confrontación entre los particulares y la autoridad fiscal. En consecuencia, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) puede presumir que una operación es inexistente, así como desconocer los efectos fiscales de una deducción o el acreditamiento de un impuesto, lo que conlleva a la determinación de un crédito fiscal. La misma situación puede ocurrir cuando la autoridad fiscal ejerce sus facultades de comprobación mediante una visita domiciliaria, una revisión de gabinete, una revisión electrónica, una carta invitación o a través del Buzón Tributario.
Aunque la legislación fiscal establece la obligación de llevar la contabilidad, expedir Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) con todos los requisitos legales y conservar diversos documentos civiles y mercantiles, como actas de asamblea, contratos de prestación de servicios, contratos de compraventa, comprobantes de transferencias bancarias, entre otros, esto no basta, en principio, para acreditar legalmente la realización de las operaciones y, por consiguiente, su materialidad fiscal.
Dicho lo anterior, la autoridad fiscal podrá considerar inexistente una operación cuando los contribuyentes emitan CFDI sin contar con activos, personal, infraestructura o capacidad material para prestar los servicios o producir, comercializar o entregar los bienes que dichos comprobantes amparan. En estos casos, la autoridad notificará al contribuyente para que manifieste lo que a su derecho convenga y aporte la información y documentación que considere pertinente para desvirtuar la presunción de inexistencia de operaciones, conforme al procedimiento previsto en el artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación.
Dentro del procedimiento antes descrito caemos precisamente en el dilema de la materialidad de las operaciones. ¿Cómo se acredita? Partiendo del principio general de la prueba regulado en la legislación procesal civil federal, conforme al cual lo ordinario se presume y lo extraordinario se acredita. Asimismo, se reconocen como medios de prueba los documentos públicos y privados, fotografías, escritos, notas taquigráficas y todos aquellos elementos derivados de los descubrimientos de la ciencia, incluyendo evidencia digital y medios electrónicos.
Aunado a lo anterior, y siguiendo la legislación fiscal, además de los sistemas, libros, registros y asientos contables, los papeles de trabajo, las cuentas especiales, el control de inventarios y su método de valuación, los estados de cuenta bancarios con sus conciliaciones, los registros electrónicos, la documentación relativa al cumplimiento de obligaciones fiscales, los CFDI, los avisos al Registro Federal de Contribuyentes (RFC), las declaraciones y los estados financieros, resulta indispensable confeccionar y conservar un expediente de materialidad que integre la documentación probatoria de los asientos contables.
Entre dicha documentación destacan los contratos y convenios celebrados con clientes y proveedores, documentos de ejecución derivados de los mismos, estudios de precios de transferencia, dictámenes, acta constitutiva, actas de asambleas de socios o accionistas, libros corporativos, correos electrónicos, cotizaciones, presupuestos, órdenes de compra, entradas y salidas de almacén, bitácoras, reportes de actividades, entregables, fotografías, evidencia de prestación de servicios y cualquier otro documento que permita demostrar la existencia real de las operaciones y el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
En conclusión, y siguiendo uno de los criterios del Décimo Octavo Tribunal Colegiado en Materia Administrativa del Primer Circuito, el cual establece que los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) son aptos para documentar una operación y que los documentos privados emitidos en la práctica comercial deben ser considerados, al menos como indicios, cuando la ley no exige una formalidad específica, el órgano jurisdiccional puede tener por acreditada la materialidad de las operaciones cuando la documentación aportada, analizada en su conjunto, evidencie de manera suficiente la realización de los actos de comercio cuestionados.
Debido a todo lo anterior, en Heranza Consulting Group® contamos con un equipo de especialistas en materialidad fiscal, derecho corporativo, cumplimiento fiscal, defensa fiscal y documentación legal, que brinda asesoría integral para la implementación de estrategias, elaboración de expedientes de materialidad y correcta documentación de las operaciones comerciales, con el objetivo de fortalecer la seguridad jurídica de su empresa y reducir riesgos frente al SAT y las autoridades fiscales.
Preguntas frecuentes
1. ¿Qué es la materialidad de las operaciones para efectos fiscales?
Es el conjunto de elementos, documentos y evidencias que permiten demostrar ante el SAT que una operación comercial realmente ocurrió y que cuenta con sustancia económica y jurídica.
2. ¿Qué documentos sirven para acreditar la materialidad de una operación?
Además de los CFDI, son importantes los contratos, órdenes de compra, cotizaciones, correos electrónicos, estados de cuenta, evidencia fotográfica, entregables, reportes de actividades, bitácoras y cualquier documento que demuestre la ejecución real de la operación.
3. ¿Qué riesgos existen si no se acredita la materialidad de las operaciones?
La autoridad fiscal puede desconocer deducciones o acreditamientos, presumir la inexistencia de operaciones, determinar créditos fiscales e imponer sanciones durante una revisión o auditoría fiscal.
